Una clínica dental tiene muchas áreas que atender internamente, es un negocio lleno de detalles, donde al final la satisfacción del paciente es el mayor predictor de éxito, sumado al sistema de organización interna.
En este artículo vamos a detallar los pilares más importantes de una consulta, es complicado poder plasmarlo todo en un breve artículo, la gestión y gerencia del negocio no son tareas fáciles, tenemos que partir de una buena estructura y de personal cualificado para que las tareas estén realizadas.
Debemos invertir tiempo en la formación del personal para que luego se pueda pasar a un modo de control y delega de las tareas, ya que como odontólogos y gerentes es complicado llegar a todo.
Pasamos a detallaros, serían las siguientes:
Recursos Humanos
El factor humano juega un papel importante, una mala selección de personal es síntoma de mal resultado, nos encontramos en muchos casos que las personas encargadas de que todo esté orquestado no son los perfiles más adecuados, ¿creéis que esto suma o resta? Es por ello que la adecuación a cada puesto es clave para el éxito de la implementación de funciones y tareas para un correcto funcionamiento de la clínica dental.
Nos encontramos con perfiles altamente orientados al paciente y poco al logro, no cabe decir que la clave es que el personal tenga orientación en ambas competencias logro & paciente. De esta manera todo el equipo se va a preocupar de garantizar comodidad a los pacientes y a la vez conseguir las metas establecidas por la clínica.
Producción
En función de nuestro mecanismo interno de trabajo, si cobramos anticipadamente el tratamiento o cobramos según tratamiento.
Anticipadamente
Debemos controlar la producción pendiente de manera habitual, para ver que están saliendo los casos en tiempo y forma, además de controlar agendas, horarios de Dres. programar llamadas para aquellos pacientes pendientes de toma de medidas, mantenimientos, prótesis o pacientes despistados que están pendientes de acabar algún acto clínico, acreedores & deudores.
Según tratamiento
Es importante establecer compromisos con el paciente de citas, si planificamos un tratamiento debe estar en el tiempo que el Dr. marque e intentar adaptar la forma de pago al mismo. No debemos supeditar el tratamiento a la parte económica, es la parte médica la que debe gobernar.
Cada final de mes debemos cuadrar las producciones en base nuestro sistema de retribución a los Dres. y especialidades, contrastar gastos de laboratorio, descuentos en presupuestos, revisar que estén todos los actos pasados, norma; si lo haces una vez bien ahorras mucha energía y tiempo.
Compras
En este punto es donde debemos poner especial atención , pues no es necesario tener un stock elevado en clínica , el reducir y controlar compras no es indicativo de baja calidad, sino de organización, es compatible el trabajar con alta calidad sin necesidad de tener stock, teniendo en cuenta que hoy cualquier deposito nos sirve en 24 horas máximo.
Es fundamental nombrar una persona del equipo que sea la responsable de esta área, esta tiene que tener alguna herramienta de control y siempre en base al punto de equilibrio o facturación, un óptimo estaría en el 8%, importante tener en cuenta la estacionalidad del sector.
Entre sus funciones destacamos:
- Negociación con proveedores
- Formas de pago
- Comprobar albaranes.
- Descuentos
Recomendación de tener controlado stock en clínica, sistema de entradas y salidas de materiales, es más fácil eliminar al momento que no perder 3 días para hacer inventario.
A partir de ahí podremos analizar tendencias de compra y generar negociaciones con proveedores de manera más provechosa, siempre en línea con el habitual estándar de calidad de vuestra clínica dental.
Contabilidad en la Gestión de la clínica dental.
La estructura de cada negocio es muy personal, normalmente esta área la tenemos delegada en una empresa o persona externa, e internamente la administración la lleva una persona que suele tener muchas funciones más.
Os planteo un óptimo para desglosar los gastos de la consulta y que no tengamos escapes;
- 22% laboratorio
- 25 % personal
- Compras 8 %
- Quedando un 45 % para liquidación a doctores y rentabilidad
Este modelo es genérico, depende del sistema de contratación de Dres., porcentajes remunerados etc ya que el gasto de laboratorio y de compras puede variar en función de la especialidad y la consulta.
Gestión y Liderazgo
Aunque existen muchos libros de Liderazgo, no existe ningún manual que nos de la varita mágica para gestionar personas.
Cada clínica tiene un criterio de importancia de las cosas, es fundamental establecer con el equipo una fórmula de trabajo para que todos remen hacia la misma dirección, rumbo como empresa y como equipo.
Establecer que es lo que aceptamos y que no aceptamos hacia las fórmulas implantadas y luego seguir controlando que se cumplen, en base siempre a nuestro estándar de calidad y valores.
Reuniones o puestas en común con todos o independientes en función del tipo de comunicación que se quiere establecer, siempre mirando el “que quiero conseguir”
Nuestro nivel de exigencia tiene que ir ligado con las actuaciones, no podemos pretender pedir sino damos ejemplo.
Indicadores Clave
Tener indicadores claros, para saber si los estamos cumpliendo, aprovechar las cosas positivas para premiar o valorar la labor de las personas, al igual que si no se han cumplido las cosas darles la importancia que tienen y porque no vamos a aceptar ciertos tipos de comportamiento, o formas de desempeñar funciones, todas las personas necesitan un porque para entender, todos necesitamos más información para que nuestro paradigma se amplíe.
Trabaja con tu equipo, fórmalos, contrólalos y delega cuando el nivel de manejo sea el adecuado.
Establece indicadores que te reporten información clara y así poder subsanar desviaciones, de esta manera siempre tendrás el control de tu clínica.
Englobando todo lo que hemos comentado, existen muchos pequeños procesos dentro del propio proceso, por ello si mides mejoras, si sabes controlas y subsanas, para ello la clave es el flujo de información de todos los que componen la clínica, ya que tu maquinaria es el equipo, y tú el que dirige, eres el técnico especialista que sabe a qué botón hay que darle para que todo funcione.
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