La Clave del éxito está en tratar de ver las cosas desde el punto de vista de tu equipo, y hacerlo honestamente. Conducir reuniones eficaces puede llegar a ser un auténtico reto si no se toman en cuenta ciertas consideraciones.
Los grandes líderes saben cómo llevar a cabo una reunión de manera efectiva mediante la identificación de necesidades y expectativas en un ambiente relajado y abierto. Los pasos siguientes pueden servirnos de guía para dirigir reuniones eficaces y obtener los resultados deseados en tu clínica dental.
1. El control de los tiempos, algo esencial. Reservar un espacio para el encuentro y prever los equipos audiovisuales que van a ser necesarios es el primer paso para conducir reuniones efectivas. Lleguemos temprano para poder preparar la logística y la puesta a punto de todo lo necesario. Preparemos una orden del día con los temas a tratar y compartámosla con los asistentes a la reunión. Comencemos la reunión a la hora prevista, independientemente de la cantidad de miembros ausentes.
2. Solicitar el «honor de su presencia». Pidamos a un voluntario que tome notas. Fomentar un entorno abierto e informal hará que la reunión resulte más fluida y agradable. Mostrar respeto por las opiniones y las ideas de los demás propiciará una mayor participación y riqueza de aportaciones en el equipo.
3. Preparación previa. Por escrito y con 48 horas de antelación, habremos enviado una orden del día informal con los temas a tratar, los ponentes y los marcos temporales. Es aconsejable determinar quién va a asistir y cómo va a ser la configuración de la sala. Anticipar y planificar posibles preguntas y frenos o resistencias tampoco estará de más.
4. Enfoque al objetivo. Especificar y dejar claro el propósito de la reunión es Esencial. Debemos saber desde el inicio cuál es el resultado deseado y lo recordaremos todas las veces que sea necesario. Una de nuestras funciones es la de guiar las diversas aportaciones e intervenciones hacia conclusiones válidas orientadas al objetivo que marquéis tú y tu equipo de la clínica dental.
5. Hacer avanzar la reunión. Preveamos una lista de preguntas preparadas para provocar ideas y como estímulo de nuevas reflexiones. Debatir un solo tema en cada ocasión y escuchar atentamente nos ayudará a conducir la reunión de forma adecuada. Evitemos interrumpir a otras personas cuando estén hablando.
Aquí os dejamos algunas preguntas que os pueden ser útiles:
- ¿Que os gustaría mejorar?
- ¿Cuales serían vuestras prioridades?
- ¿Que podíamos haber hecho y no hicimos?
- ¿Como pensáis que podemos fidelizar a nuestros pacientes?
- ¿Y ofrecerles un mejor servicio?
- ¿Si fuerais un paciente que es lo que más valoraríais?
6. Comer antes. Reservar y programar un tiempo aparte para el desayuno. Por ejemplo, si la reunión empieza a las 9:00h en punto, en el programa se anunciará el servicio de desayuno entre las 08:30h y las 9:00h.
7. Seguimiento. Un resumen de los temas debatidos en la reunión, los resultados y decisiones tomadas siempre es útil. Determinados proyectos y tareas requerirán un tiempo extra para desarrollarse. Dejemos también constancia de ello. Asegurémonos de que las acciones y su seguimiento se dejan por escrito para evitar posibles confusiones a posteriori.
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