Te proponemos una simple reflexión.
¿Cuánto tiempo dedicas a “hacer” cosas a lo largo del día?
¿Y cuánto dedicas a pensar?
Aunque parezca algo bastante obvio, los profesionales de la odontología están mucho más acostumbrados a hacer, hacer y hacer.
Y tienen poco tiempo para pensar.
¿Te suena?
Sin embargo, tú también puedes “crear” tiempo en tu agenda para detenerte y observar.
Cuando lo hagas, podrás darte cuenta de muchas cosas que en la vorágine del día a día te pasan desapercibidas.
Comenzarás a ver los gestos de tus pacientes en la sala de espera (nerviosos, impacientes, tensos, preocupados…)
Percibirás el tono de voz apagado y algo apático de tu recepcionista al contestar el teléfono.
Comprobarás que tu higienista ha discutido con tu auxiliar porque el día anterior no secó bien las fresas de la caja de implantes.
Y, en definitiva, podrás ver si tu clínica está activa.
O más bien “reactiva”.
Por eso hoy queremos hablarte de un aspecto esencial en tu día a día.
Porque si adoptas una actitud de “dejar de hacer” para ver cómo mejorar.
Si escuchas con atención lo que dicen tus pacientes.
Si empatizas con ellos y comprendes que a nadie le gusta “perder el tiempo” o sentir que han ido a la clínica “para nada”.
Entonces, conseguirás activar el corazón de tu clínica: tu agenda de pacientes.
Porque de ella depende, en gran medida, la percepción del paciente sobre si ha recibido un buen o mal servicio. Y su nivel de satisfacción.
Los 4 elementos de la fórmula de una gestión de agendas eficaz
- Protocolo definido para todo tu equipo.
La gestión de la agenda es una responsabilidad compartida.
Recepcionista, auxiliares, higienistas, atención al paciente y doctores deben tener claro cómo trabajar para que el resultado final sea una experiencia de paciente positiva.
Para ello, te recomendamos crear protocolos de actuación y fomentar la comunicación interna. Porque los mejores protocolos fallan cuando el equipo no sabe que existen, cuando no participa en su creación y cuando no se actualizan con frecuencia.
- Menos citas, pero más largas
Esto ya lo sabes: tus pacientes tienen planes más atractivos que ir al dentista (aunque sea necesario). Por eso, te invitamos a concentrar los tratamientos en el menor número de citas posibles.
Además, los protocolos de bioseguridad actuales exigen más tiempo para finalizar una cita y comenzar la siguiente, y tu paciente agradecerá vivir una experiencia más calmada y tranquila.
Despídete de las citas de 15 minutos y apuesta por los tratamientos integrales por cuadrantes.
- El doctor marca los tiempos, pero la agenda la gestiona la recepcionista
Al finalizar la visita, el doctor indica el tiempo que debe pasar hasta la siguiente cita, así como la duración de la visita (en base al tratamiento a realizar).
En base a ese intervalo de tiempo y a esa duración, será la recepcionista quien cierra día y hora con el paciente, y la responsable de hacer el seguimiento post-tratamiento.
Este aspecto (el seguimiento post-tratamiento) es muy valorado por los pacientes y puede ser un gesto tan sencillo y rápido como un mensaje por WhatsApp.
- Confirma las citas con 24 horas de antelación
La confirmación de las citas te permite buscar alternativas si el paciente no puede acudir a la clínica el día que estaba previsto.
Para ello, te recomendamos realizar las llamadas de las citas de mañana por la mañana, hoy por la mañana. Y las citas de mañana por la tarde, hoy por la tarde.
De esa forma, lograrás una mayor tasa de conexión con tus pacientes y tendrás más margen de maniobra que si confirmas todas las citas del día siguiente a las 20:00 de la tarde, cuando ya estás a punto de cerrar.
Las clínicas activas gestionan sus agendas de manera inteligente
Las clínicas dentales que gestionan sus agendas de manera eficaz aumentan su productividad, tienen un ambiente de trabajo más tranquilo y un mayor índice de satisfacción laboral en sus equipos.
Además, tienen una mejor gestión de las urgencias, menor flujo de personas y, por supuesto, experimentan un aumento de pacientes referidos.
¿Quieres saber más sobre gestión de agendas? Te invitamos a escuchar el episodio del podcast “La importancia de la gestión de agendas en tu clínica dental” aquí.
En el minuto 25:15 te desvelamos un consejo muy útil de aplicación inmediata.
Porque queremos que tengas una clínica activa. Y para activar, hay que actuar 🙂
